Evenement organiseren, melding en vergunning

Organiseer je een evenement? Kijk dan eerst even of het onder kleine evenementen of reguliere evenementen valt. Voor een klein evenement hoef je geen vergunning aan te vragen. Hierover lees je meer onder het kopje Voorwaarden.

Aanpak

Heb je een vergunning nodig? Een aanvraag voor een evenement bestaat uit drie onderdelen:

Aanvraagformulier (standaard formulier)
Veiligheidsplan (sjabloon beschikbaar)
Overzichtstekening (door organisaties te maken)

Het aanvraagformulier geeft ons een goed beeld van jouw evenement. Je vult een standaard formulier in met vragen over jouw evenement. Zo staan er vragen in over de locatie van het evenement, maar ook vragen over verkeer en geluid.

We gebruiken het aanvraagformulier en het sjabloon van het veiligheidsplan voor alle evenementen. Dat wil zeggen dat niet elke vraag op deze formulieren van toepassing is voor elk evenement. De vragen die niet van toepassing zijn op het evenement mag je overslaan.

Je maakt zelf een overzichtstekening van jouw evenement. De overzichtstekening moet voldoen aan de vereisten van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). De BGBOP bevat landelijke basisregels voor brandveiligheid en basishulpverlening. De brandweer checkt aan de hand van de tekeningen of het evenement aan de brandveiligheidseisen voldoet.

De volgende indieningsvereisten gelden voor de overzichtstekening:

Situatieschets met noordpijl
Plattegrond met een maat- of schaalaanduiding waarop objecten zijn weergegeven

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een tent/gebouw wordt per verblijfsruimte, voor zover aanwezig, de volgende informatie gevraagd:

Beschikbare oppervlakte voor personen
Gebruiksbestemming (bijvoorbeeld feesttent, garderobe, muntverkoop)
Opstelling van inventaris en inrichtingselementen (bijvoorbeeld stands, kramen, podia, bar)
Brand- en rookwerende scheidingsconstructies (bijvoorbeeld muren in gebouwen)
Vluchtroutes
Draairichting van doorgangen
Nooduitgangen, met aanduiding van de breedte van de nooduitgang (bijvoorbeeld enkele of dubbele deur) en hoe ver de nooddeur open kan (bijvoorbeeld 90°, 180°)
Vluchtroute-aanduidingen
Noodverlichting
Brandblusvoorzieningen
Brandweeringang (graag een aparte ingang voor hulpdiensten)

Het is handig om bij het maken van de tekening gebruik te maken van symbolen.

Je zorgt voor een veiligheidsplan. Hiervoor is een sjabloon beschikbaar, maar je mag ook een eigen veiligheidsplan maken. In het veiligheidsplan vul je bijvoorbeeld vragen in over aanwezigheid van EHBO.
Zowel het aanvraagformulier als het veiligheidsplan kun je hierboven downloaden.

Kosten

De kosten bestaan uit leges voor de aanvraag. Hoeveel je betaalt, hangt af van de aard en omvang van het evenement.

Leges A-evenement € 50,85

Leges B-evenement € 113,85

Leges C-evenement € 219,60

Leges ontheffing artikel 35 Alcoholwet € 70,70.

Termijn

Jouw aanvraag moet uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement compleet zijn ingediend.

Voorwaarden

Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor een klein evenement. Voor een klein evenement gelden de volgende voorwaarden.

Een klein evenement is een eendaags evenement waarbij:

het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 100 personen
de activiteiten plaatsvinden op maandag t/m zaterdag tussen 08.00 uur en 24.00 uur of op zondag tussen 13.00 uur en 24.00 uur
geen muziek ten gehore wordt gebracht op maandag t/m zaterdag voor 08.00 uur of na 23.00 uur of op zondag voor 13.00 uur of na 23.00 uur
de activiteiten niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats en/of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten
bij gebruik van een gebouw wordt er voldaan aan de gebruiksvoorwaarden voortvloeiende uit de gebruiksmelding behorend bij het gebouw
slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan of gelijk aan 32 m² per object
bij plaatsing van meerdere marktkramen en/of het innemen van standplaatsen wordt er een minimale vrije doorloop (looppad) tussen de objecten van 2 meter gerealiseerd
de activiteiten geschieden zodanig dat de toegang tot de weg(en) en de bereikbaarheid van de panden langs deze weg(en) voor de hulpverleningsvoertuigen gewaarborgd blijft door een minimale vrije strook rijbaan van tenminste 3,8 meter breed en 4,2 meter hoog vrij te houden
brandkranen, brandputten en nooduitgangen worden vrijgehouden
de deelnemers aan een wandel en/of fietsactiviteiten zijn reguliere verkeersdeelnemers en wijken niet af van bestaande wegen en paden
er worden/zijn ter begeleiding van een optocht of stoet verkeersregelaars aangesteld en ingezet
er is toestemming van de rechthebbende/eigenaar van de gebruikte ruimte c.q. grond
er worden de noodzakelijke maatregelen genomen om te voorkomen dat de gemeente Olst-Wijhe, dan wel een derde, ten gevolge van het evenement schade lijdt
na afloop van het evenement wordt de openbare ruimte geheel schoon en in de oorspronkelijke staat opgeleverd. Eventuele beschadigingen en/of vernielingen zullen voor rekening van de organisator worden hersteld
eventuele bevelen en/of aanwijzingen van ambtenaren van politie, brandweer en/of gemeente worden stipt opgevolgd
er een organisator is

Bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen de beslissing op jouw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Ben je het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.